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Depoimentos
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A situação que enfrentamos juntos
Maior rede de televisão do país e uma das maiores do mundo com diversos prêmios Emmy por suas novelas e programas jornalísticos, a Rede Globo está em todo o Brasil. A empresa conta com 123 emissoras no país e também está presente em mais de 100 países por meio da Globo Internacional. Aqui no Brasil é assim: de dez televisores, pelo menos 8 estão ligados na Globo.
No final de 2019, esse gigante da telecomunicação unificou suas cinco empresas: Tv Globo (televisão tv aberta), Globosat (canais de TV por assinatura), Som Livre (gravadora), Globo.com (portal de notícias e entretenimento) e Globo Play (conteúdo on demand). Todas as marcas passaram a se chamar apenas Globo, mas essa unificação trouxe alguns desafios para a área e seria necessário uma transformação do TI.
Ao todo, 19 mil pessoas juntas passaram a usar o mesmo ambiente, cada área trazendo seus arquivos, sites, aplicativos e conteúdo. O SharePoint se transformou em um monstro e saltou de 300 sites armazenados para 9 mil. As equipes no Teams também cresceram bastante e saltaram de 300 para mais de 11 mil.
A partir daí a Globo tinha uma missão: saber exatamente o que estava sendo colocado em seu SharePoint. Só assim poderiam mapear o comportamento do usuário, estabelecer políticas de armazenamento e exclusão e uma governança para uso. As seguintes perguntas precisavam ser respondidas:
- Que ferramentas são usadas?
- Como usam?
- O que armazenam?
- Que arquivos poderiam apagar?
- Qual a previsão de crescimento e aquisição de armazenamento?
- Quanto de espaço teriam que liberar mensalmente?
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As mudanças que fizemos
Nesse momento, a Globo entra em contato com a Microsoft e com a FunctionOne, empresa parceira da Microsoft no Brasil e na América Latina para contar os problemas e encontrar uma solução juntos.
Antes que qualquer ação no plano de transformação do TI pudesse ser tomada, precisava-se entender o que estava acontecendo e como seus usuários estavam usando o ambiente. Então, a FunctionOne apresentou uma ideia na qual desenvolveria dashboards de indicação de consumo e comportamento para as ferramentas SharePoint e Teams.
Dessa forma, foi construída uma ferramenta de integração com o ambiente Microsoft consumindo informações do ambiente Teams e SharePoint da Globo. A informação após ser consumida era interpretada e organizada em bancos de dados e apresentada em Power BI. Todos os dados seriam retirados usando as APIs da Microsoft e assim foi. A solução da Globo ficou pronta em dois meses.
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Mais detalhes sobre a solução
Após alguns meses da implantação da solução e com os dados em mãos a equipe de TI da Globo dobrou as mangas da camisa e se preparou para a maior revolução do departamento desde o surgimento da internet. A partir dos dados gerados e dos relatórios gerenciais preparou uma série de políticas e governança que transformaram o departamento e resultaram em economia financeira, sustentabilidade, educação e segurança.
Uma das primeiras medidas feitas pela Globo foi criar uma política de exclusão de sites para liberar espaço. Os sites que ficassem sem uso por mais de um ano seriam automaticamente apagados e os arquivos e espaços passariam a ter um ciclo de vida definido. Só com essa ação, deixaram de atender 834 solicitações em 2021, de chamados para aumento da cota de espaço. A empresa economizou duplamente, com compra de espaço e com a empresa que atende aos chamados. A área de TI da Globo calcula que se não houvesse esse monitoramento preciso, a empresa teria comprado, só em 2021, cerca de 50 TB de espaço para seus sites.
Além da gestão e governança de espaço, um dos pilares mais importantes que os dashboards trouxeram à Globo foi a questão da conscientização do uso. O departamento realizou uma campanha para ensinar as pessoas como usar corretamente as ferramentas para o uso coletivo no caso do SharePoint e para o uso pessoal do OneDrive. Eles investiram em treinamentos e os indicadores mostraram que os funcionários entenderam e aplicaram as diretrizes. A ideia da Globo é expandir esse mesmo conceito de governança com dashboards para outras soluções como o PowerApps e o Power Plataform.
Outro ganho foi em reuniões mais inteligentes. As análises de ambiente mostraram que as reuniões na Globo tinham em média mais de 2 horas de duração, eram cansativas e sem necessidade. Sabendo disso, a equipe de TI da Globo fez alguns comunicados alertando para o cuidado com as reuniões. Algumas diretrizes como não colocar mais de uma pessoa da mesma equipe, duração máxima de 45 minutos por reunião e pausas para lanche e banheiro foram amplamente divulgadas. O resultado foi direto: hoje na empresa as reuniões duram até 50 minutos.
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Resultados que obtivemos
Ter a exata compreensão do que ocorre no seu ambiente de TI nem sempre é uma coisa fácil, mas foi fundamental para a Globo começar a organizar seu ambiente.
Além dos dados de aumento expressivo de consumo, os dashboards conseguiram dar a clareza do que a Globo tinha em seu ambiente, número de arquivos, usuários, quota de espaço utilizada por site, o comportamento do usuário em reuniões e outros indicadores. A Globo percebeu, por exemplo, que havia sites guardados em seu sistema com mais de um ano e meio sem uso, somente ocupando espaço.
Um outro ponto de atenção foi em seu ambiente interno: estava sendo compartilhado com pessoas de fora da companhia através de equipes, reuniões e links do Teams. O Teams é tratado na Globo como um hub de produção e colaboração. É a principal ferramenta de trabalho da companhia. Com o monitoramento conseguiram saber quantas pessoas externas compartilhavam arquivos e equipes e validar junto aos solicitantes se o acesso externo ainda se fazia necessário. Esta análise se transformou em prática.
