PETROBRAS
Depoimentos
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A situação que enfrentamos juntos
A PETROBRAS – Petróleo Brasileiro S.A, é uma empresa de capital aberto e tem o Governo Brasileiro como maior acionista, sendo, portanto, uma empresa estatal de economia mista. Com sede na cidade do Rio de Janeiro, atua em 14 países no segmento de energia com foco na exploração, produção, refino, comercialização e transporte de petróleo, gás natural e seus derivados. A PETROBRAS tem hoje mais de 49 mil pessoas empregadas, podendo chegar a 80 mil usuários de TI, se levarmos em conta os trabalhadores terceiros. É uma das maiores empresas globais nesse segmento com lucro consolidado de R$ 7,1 bilhões.
Uma companhia desse tamanho, com tantos funcionários diretos e indiretos tinha um problema. Durante muito tempo o Lotus Notes foi a grande ferramenta de comunicação e colaboração entre funcionários, terceiros e parceiros de negócios. A empresa precisava modernizar seu ambiente de trabalho com soluções mais robustas, seguras e em nuvem.
Sendo assim, a transformação digital da PETROBRAS iniciou-se em 2019, com a migração das soluções Microsoft pelo Outlook. A partir daquele momento nascia a iniciativa “Transforme seu jeito de trabalhar”. O plano era que o Microsoft 365 e o Microsoft Teams entrariam em seguida como soluções integradas para a apoiar todo o processo de modern workplace. Mas bem no meio dessa transformação os colaboradores e a PETROBRAS foram impactados com a pandemia do Coronavírus e todos foram trabalhar em home office.
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As mudanças que fizemos
Com essa nova realidade, as equipes de TI e Comunicação da PETROBRAS se reuniram com a Microsoft e a FunctionOne para adotar novas soluções de trabalho e melhorar o dia a dia das equipes, buscando otimizar negócios e automatizar processos através das soluções do Microsoft 365.
Com a transformação digital da PETROBRAS precisando ser acelerada, a FunctionOne desenvolveu então um plano de adoção com base nas práticas de Change Management, usando dois fatores principais: a comunicação e a capacitação remota.
O plano era mostrar a transformação que todos teriam nas novas formas de se comunicar, fazer reuniões on-line, planejar e controlar tarefas e atividades e outras melhorias que seriam incorporadas na rotina do trabalhador.
Além da capacitação foi criada uma etapa de sustentação ao usuário com vídeos de dicas de uso e comparativo de soluções como o:
- Teams;
- Planner;
- To Do;
- OneNote;
- OneDrive;
- Sway;
- Sharepoint e outras.
As lideranças também tiveram um papel importante já que deveriam influenciar diretamente o uso dessas soluções. Por isso, foram feitos workshops exclusivos explicando a importância de cada ferramenta e contando como poderiam incentivar o seu uso para os trabalhadores de linha de frente.
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Mais detalhes sobre a solução
Um dos maiores desafios da transformação digital da PETROBRAS era o grande número de pessoas e o tamanho da implantação das soluções na rotina dos usuários. Mesmo em home office, os funcionários teriam que incorporar os aplicativos à sua nova rotina de trabalho. No começo do projeto o engajamento era de aproximadamente 10.000 usuários.
Com a jornada em home office, os treinamentos passaram a ser apresentados como Live Events, dobrando o número inicial e conseguindo um índice bastante satisfatório. Nesse momento de transformação em sua rotina de trabalho, os colaboradores da Petrobras deixaram o e-mail como a única solução de trabalho e passaram a usar muitas outras ferramentas como o:
- Teams meetings;
- Planner;
- OneNote;
- Whiteboard;
- Sway;
- May Analytics;
- Lists;
- PowerBI;
- Stream e
- Delve.
Mas quem trabalhava na PETROBRAS ainda seria surpreendido novamente. Imagine que, em uma companhia desse tamanho, em que funcionários têm métodos de trabalho bem específicos e muitos trabalham em plataformas no alto mar, compartilhar experiências e ter processos de trabalho definidos para consulta, aprendizagem e compartilhamento poderiam fazer toda a diferença nesse novo jeito de trabalhar.
Então em setembro de 2020 a transformação digital da PETROBRAS foi mais além com uma nova fase de migração de 3 plataformas de conhecimento para o Sharepoint. Com a instrução da FunctionOne, outro plano de adoção foi desenvolvido focado em colaboração e comunicação entre os times. Segue abaixo o resumo das mudanças:
- CONECTE, virou uma comunidade de interesse no Sharepoint.
- FILESERVER, uma biblioteca de documentos no Sharepoint e OneDrive.
- SINAPSE, uma comunidade prática e muito ativa no Teams.
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Resultados que obtivemos
Todas as iniciativas somadas resultaram na transformação digital da PETROBRAS, que aumentou o engajamento, colaboração e comunicação das equipes mesmo à distância.
Sem custos adicionais e propondo soluções contidas no próprio pacote do Microsoft 365, a FunctionOne conseguiu em curto espaço de tempo, implantar novas tecnologias para um grupo de aproximadamente 20.000 pessoas ao mesmo tempo. Tudo em conjunto com a coordenadoria de TI e Comunicação.
Resumindo, a transformação digital da PETROBRAS otimizou os investimentos em recursos humanos ao utilizar todo o potencial das soluções adquiridas da Microsoft.
